DAGS ATT REDOVISA?

Är det dags att skicka in en ansökan om utbetalning? Denna sida ska verka som ett stöd i din redovisning. Självklart finns även vi på kontoret till hands och hjälper dig!

Att ansöka om utbetalning

För att få ditt projektstöd utbetalt behöver du ansöka om utbetalning. Om du vill få pengar i förskott kan du söka om förskottsutbetalning och om du vill få en del av pengarna innan allt är genomfört kan du söka en eller flera delutbetalningar. Den sista ansökan om utbetalning som du skickar in måste vara en ansökan om slututbetalning.

Ansökan om utbetalning görs i Jordbruksverkets system, på samma ställe där du ansökte om projektstöd. Det finns en hel del att tänka på när du ska redovisa ditt projekt. Vårt utvecklingskontor finns med och stöttar er. Vill du göra första redovisningen tillsammans? Absolut! Hör av dig så bokar vi en tid!

Kontakta utvecklingskontoret @
Jag vill redovisa ett delprojekt

Det finns olika typer av utbetalningar!

Förskottsutbetalning

Du kan söka förskottsutbetalning så fort du har fått ditt beslut om stöd. Du kan få upp till 50 procent av ditt stöd i förskott, dock högst 250 000 kronor. När du söker förskott behöver du inte redovisa några utgifter. Därför måste du i stället redovisa utgifterna för detta belopp när du söker slututbetalning.

Statliga myndigheter, regioner och kommuner kan inte söka förskottsutbetalning.

Delutbetalning

Du kan söka delutbetalning en eller flera gånger, hur ofta väljer du själv. Vi råder alla att göra en ansökan om utbetalning inom tre månader in i projektet och därefter löpande under hela projekttiden. Alla underlag från perioden du söker delutbetalning för ska vara med i ansökan och du ska ha betalat alla utgifter.

När du söker delutbetalning ska du beskriva vad som har hänt i investeringen eller projektet och vad de redovisade utgifterna har använts till.

Slututbetalning

Du måste ansöka om slututbetalning senast det slutdatum som står i ditt beslut om stöd. Då ska du vara klar med din investering eller ditt projekt. När du söker slututbetalning ska du göra en slutredovisning i e-tjänsten där du beskriver vad du har gjort och svarar på frågor om bland annat mål och resultat.

Om du söker slututbetalning för sent minskar ditt stöd med 1 procent av utbetalningsbeloppet för varje dag som ansökan är försenad. Om din ansökan kommer in mer än 25 dagar för sent får du inga pengar alls för din ansökan om slututbetalning.

Att ansöka om en delutbetalning

Att redovisa kan kännas både trist och tungt, men det brukar gå bra!

Det som är viktigt att tänka på är:

  • Kostnaderna som ni redovisar måste betalats inom perioden ni redovisar.
  • Betalningsbevis ska finnas med på alla kostnader som inte är lön
  • Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 40 kr /mil oavsett vad ni betalat ut.
  • Ersättning för lunch och middag ersätts alltid med en schablon på 100 kr (exkl moms) / person oavsett vad ni betalat.
  • Ersättning för fika kan ersättas med högst 60 kronor (exkl moms) / person.
  • Håll ordning på alla underlag redan från början, då blir det lättare att redovisa.
  • Du ska spara alla underlag så som fakturor, betalningsbevis, avtal, offerter, följesedlar och andra handlingar som underlagen hänvisar till.
  • Förutom den information som en faktura alltid ska innehålla ska fakturan gå att koppla till en aktivitet som rör din investering eller ditt projekt samt vara adresserad till och betald av den som sökt stödet.
  • Det är viktigt att du i din bokföring särredovisar projektets utgifter från ordinarie verksamhet.

Krångligt? Ingen fara, vi hjälper dig!

Betalningsbevis

Du måste skicka med betalningsbevis för alla utgifter du söker utbetalning för. I betalningsbevisen ska det framgå att det är du som är stödmottagare som har betalat. Betalningsbeviset ska även visa att din utgift är betald inom den period du ansöker om utbetalning för (senast den dag ansökan om utbetalning kommer in).

Det här är olika typer av betalningsbevis:

  • utskrift av betalning via internetbank
  • betalorder för bank- och plusgiro i kombination med kontoutdrag
  • kvitto från banken
  • kontoutdrag som visar en betalning via autogiro
  • lönespecifikation
  • kvitto vid kontant-, betalkorts- och Swishbetalning (kombineras med kontoutdrag eller utdrag ur bokföringen om det inte framgår på kvittot vem som betalat).

Organisationer med en central ekonomifunktion kan ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis!

Om du är en kommun, en region, en myndighet eller en organisation med en central ekonomifunktion kan du ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis. Med central ekonomifunktion menas en ekonomifunktion som samlat hanterar bokföring och betalningar för en organisation med flera kontor som är lokaliserade på olika postorter och där organisationen och alla kontor har samma organisationsnummer.

För att få undantag krävs det bland annat att organisationen i en beskrivning kan visa hur organisationen kan garantera att de fakturor som organisationen redovisar i en ansökan om utbetalning är betalda.

Här kan du ansökan om undantag från kravet på betalningsbevis

Särredovisning

I din bokföring ska du redovisa de utgifter och intäkter som hör till investeringen eller projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat kan det bli ett avdrag på ditt stöd.

För att visa att du har särredovisat ska huvudbok bifogas vid varje ansökan om utbetalning.

Upphandling

Ta reda på om du är upphandlingsskyldig!

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser är alltid upphandlingsskyldiga men även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan vara det. Om du är upphandlingsskyldig ska du upphandla inköpen för investeringen eller projektet. Du ska spara alla underlag som är kopplade till de upphandlingar som är relevanta. Du kan behöva skicka in underlag för att visa om din organisation är upphandlingsskyldig eller inte.

Läs mer Om offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Utgifter för personal

Utgifter för personal är till exempel månadslön eller timlön, arvoden och andra personalkostnader. Personal kan arbeta hela sin tid, en viss procentsats eller ett visst antal timmar av sin tid i insatsen. Vid första delrapporten eller vid nyanställning ska alltid kopia på anställningsavtalet skickas med, där det framgår hur stor andel av en heltidstjänst den anställde arbetar och underlag för eventuella förmåner.

– Om du har personal med månadslön som arbetar en viss procentsats ska en lönespecifikation bifogas. På specifikationen ska det framgå bruttolön samt utbetalningsdatum. Det är utbetalningsdatum som är blir redovisningsdatum.

– Om du har personal med månadslön som arbetar timmar i projektet ska du skicka in lönespecifikation samt blanketten Beräkning timlön.

– Om du har personal som är anställd på timlön i projektet räcker det att du skickar in personalens lönespecifikationer.

För all personal som jobbar per timme i insatsen behöver du föra en projektdagbok där det står

  • hur många timmar per dag som personen har arbetat
  • vad personen har arbetat med de dagar den har arbetat.
Schablon 44,31 %

Under förutsättning att ni har lönekostnader kan ni ha rätt till denna schablon. Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning krävs. Denna schablon täcker kostnader såsom arbetsgivaravgifter, pensioner m.m

För att ansöka om utbetalning av schablonen lägger du in den som en utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
Ex. Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 (brutto). För att räkna ut schablonen tar vi 20 000 kr x 0,4431, och får ett schablonpåslag om 8 862‬ kr .

Summan 8862 kronor skrivs då in i en egen rad, som en utgift i ansökan om utbetalning.

Indirekta kostnader 15%

Indirekta kostnader, även kallade OH-kostnader, är utgifter som inte är direkt kopplade till någon speciell aktivitet i investeringen eller projektet men de är nödvändiga för att du ska kunna genomföra den. Under förutsättning att ni har lönekostnader kan ni ha rätt till denna schablon. Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning. Här finns alla kostnader kopplad till personal dvs. inköp av datorer, papper, skrivare, telefon etc.

För att ansöka om utbetalning av de indirekta kostnaderna lägger du in den som en utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
ex. Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 (brutto) och har ett schablonpåslag om 8 862‬ kr (se uträkningen ovan). Total lönesumma är då 28 862 kr.

De indirekta kostnaderna är 15 % av den totala lönekostnaden (lön brutto+schablon): 28 862 x 0,15 = 4 329.

Summan 4 329 kronor skrivs då in i en egen rad, som en utgift i ansökan om utbetalning.

Ersättning för resor med egen bil

Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 40 kr /mil. En körjournal måste bifogas som underlag.

Har personen rest exempelvis 10 mil ska ni ansöka om ersättning för 10 x 40 kr = 400 kronor

Ersättning för fika

Om du har utgifter för fika ska du spara betalningsbevis tillsammans med faktura eller kvitto, samt deltagarlistor, och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation, det vill säga deltagare utanför din egen organisation, och bidra till att du uppnår målet med projektet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för fikat, men högst 60 kronor exklusive moms per person.

Ersättning för lunch och/eller middag

Om du har utgifter för lunch eller middag ska du spara deltagarlistor och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation och bidra till att du uppnår målet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna med en schablon på 100 kronor exklusive moms per person och måltid. Detta oavsett hur mycket den faktiska utgiften ligger på.

Konferenser

Om du har med utgift för konferens i din budget och ditt beslut om stöd, ska du spara konferensprogrammet och listan med namn på de externa deltagarna och vilka organisationer de tillhör.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för lunch, middag och fika.

Inköp av begagnad utrustning

För att få stöd för begagnad utrustning ska du ha ett intyg på att:

  • den tidigare ägaren som använt utrustningen inte fått stöd för inköpet av den
  • utrustningen har de tekniska egenskaperna som behövs
  • priset för utrustningen inte överstiger marknadsvärdet och är lägre än utgiften skulle vara för en ny utrustning.

Detta gör du via en Blankett; Intyg för begagnad utrustning